Personvernerklæring for eksterne

Søknad på stilling hos Helse Nord IKT 

Dersom du søker jobb hos Helse Nord IKT, behandler vi opplysninger om deg for å vurdere søknaden din.  

Ansettelsesprosessen innebærer en behandling av de opplysningene du gir til oss via for eksempel søknad, CV, vitnemål og attester. I tillegg til eventuelle intervju, kan vi også gjennomføre egne undersøkelser, typisk samtaler med referanser. 

Formålet med behandlingen er å gjennomføre gode rekrutteringsprosesser og sørge for at vi har dokumentasjonen vi trenger for å inngå en eventuell arbeidsavtale med deg. 

Ved rekruttering benytter vi elektronisk rekrutteringsportal. Søkere registrerer sine personopplysninger og legger inn dokumentasjon i portalen. Når søknadsfristen utløper, overføres søknadene med vedlegg til saksbehandlings- og arkivsystemet, hvor de journalføres.  

Søknadene slettes fra rekrutteringsportalen senest seks måneder etter at tilsettingsprosessen er avsluttet. Søknader og annen rekrutteringsinformasjon som er journalført hos oss, oppbevarer vi i samsvar med reglene i arkivloven. 

Det vil også bli laget en innstilling og en søkerliste, hvor formålet er å dokumentere begrunnelsen for ansettelse. Disse oppbevares i tråd med arkivloven.  

Bakgrunnssjekk 

VI i Helse Nord IKT gjennomfører bakgrunnssjekk av våre jobbsøkere. Dersom vi gjennomfører bakgrunnssjekk av deg, vil vi innhente samtykke først.  

Dersom vi gjør egne undersøkelser for å verifisere opplysninger du har oppgitt, er det ikke behov for samtykke først. I slike tilfeller er den berettigete interessen vår å verifisere dokumentasjon og informasjon som du har gitt, og gjennomføre gode rekrutteringsprosesser i tråd med kvalifikasjonsprinsippet. Resultatet etter bakgrunnssjekken arkiveres i tråd med arkivloven.  

Personlighetstest 

I Helse Nord IKT benytter vi oss av personlighetstester i våre rekrutteringsprosesser.  

Testene gjøres for å skaffe et så godt beslutningsgrunnlag som mulig før ansettelse.  

Digital referansesjekk 

Helse Nord IKT benytter den digitale løsningen Refapp for å hente inn referanser fra jobbsøkere og planlegge gjennomføring av referanseintervju.  

Denne har en egen personvernerklæring som er tilgjengelig via våre nettsider.

Nettstatistikk 

 Vi ønsker å forstå hvordan nettsiden vår blir brukt – slik at vi kan gjøre den bedre og mer nyttig for deg og andre. Derfor samler vi inn enkel statistikk om besøkene. Den kan for eksempel fortelle oss hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke typer nettlesere som brukes. 

Du kan lese mer om dette på våre nettsider om personvern.

Informasjonskapsler – cookies 

Informasjonskapsler er små tekstfiler som plasseres på datamaskinen din når du laster ned en nettside. 

Vi benytter informasjonskapsler på våre nettsider. Det står mer om disse på vår nettside om informasjonskapsler

Liste over besøkende 

Av sikkerhetshensyn må alle våre besøkende registrere seg når de ankommer våre lokaler. Opplysningene brukes kun til å ivareta sikkerheten og slettes når dette formålet opphører. 

Adgangskontroll 

Vi registrerer inn- og utpasseringen i våre bygg, og i noen av våre kontorlokaler gjelder dette også for de enkelte etasjene eller spesifikke rom. Dette er nødvendig for å ivareta sikkerheten i våre lokaler og til våre ansatte. I enkelte rom har vi forhøyet sikkerhetsnivå, som krever at det er ekstra registrering i disse rommene.  

Kamera i og utenfor lokalene 

I lokalet vårt i Tromsø (Kræmer Brygge) er det montert kamera ved inngangspartiene. Formålet med kameraovervåkingen er å ivareta sikkerheten i ved våre kontorlokaler og hindre at uvedkommende får tilgang. Bildene brukes kun til disse formålene og vises i sanntid.  

Gjestenett 

Vi tilbyr trådløst gjestenett som kan benyttes av våre besøkende i våre lokaler. Hvis du velger å benytte deg av gjestenettet, vil vi behandle noen få personopplysninger om deg. Dette er begrenset til å være informasjon om din MAC-adresse, tidspunkt for tilkobling og eventuelt hvilket navn du har gitt til dine enheter som koblet til vårt gjestenett. I tillegg vil trafikken over nettverket bli monitorert og skannet for skadevare. Dette gjøres for å beskytte vårt nettverk, for å ha kontroll på alle enheter som er tilkoblet dette og for å stoppe uønsket trafikk. 

Bruk av LinkedIn 

Vi benytter LinkedIn som en del av vår digitale tilstedeværelse og kommunikasjonsstrategi. Gjennom LinkedIn ønsker vi å komme i kontakt med viktige målgrupper, levere relevant innhold og informere om vår kjernevirksomhet. 

Når du samhandler med oss på LinkedIn innebærer det at visse personopplysninger om deg blir behandlet. Dette kan omfatte opplysninger som navn, profilinformasjon, likerklikk, kommentarer eller annen informasjon du har valgt å dele på vår side eller i tilknytning til vårt innhold på plattformen. 

Arkivplikt 

Helse Nord IKT er som helseforetak bundet av arkivloven og offentleglovas regler om offentlige arkiv. Vi arkiverer dokumenter og korrespondanse for å bidra til en åpen forvaltning og å sikre offentlig dokumentasjon som informasjonskilde. Arkiverte dokumenter vil kunne inneholde personopplysninger.  

Leverandører 

Dersom du er en leverandør til Helse Nord IKT, så kan vi ha personopplysninger som navn, e-post og telefonnummer til kontaktpersoner hos leverandørene.  Disse opplysningene brukes til å følge opp avtalen og for å f.eks. kunne motta eller sende ut faktura.  

Noen av våre leverandører har en leverandørkonto hos oss, hvor de får tilgang til våre systemer gjennom fjerntilgang. Dette gjøres for at vi skal ha sikker pålogging til våre systemer og for å hindre uautorisert bruk. All bruk av fjerntilgang vil logges. 

Opplysningene sikres gjennom fysiske, tekniske og administrative tiltak og mekanismer. Eksempler på dette er beskyttelse av infrastrukturen og kontorbygning, tekniske fasiliteter og kravstillelse til vårt personell. Kun personell med tjenstlig behov har tilgang til de av dine personopplysninger som er nødvendig for den aktuelle behandlingen. Alt personell er underlagt taushetsplikt. Vi gir derfor ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Slike grunnlag vil kunne være en avtale eller et rettslig grunnlag som pålegger oss å gi ut informasjonen.  

Når noen behandler personopplysninger på våre vegne stiller vi krav til at forsvarlige sikkerhetsmekanismer benyttes. 

Vi lagrer dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for det formålet personopplysningene er samlet inn for. Opplysningene blir deretter slettet, med mindre vi i henhold til lov er pliktige til fortsatt å ta vare på opplysningene. 

Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling og klage på behandlingen. Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside. 

Du kan kontakte oss på e-post, telefon eller ordinær post dersom du har spørsmål eller ønsker informasjon. Våre kontaktdetaljer er oppført på kontakt oss-siden.

Du kan også kontakte vårt personvernombud på personvernombud@hnikt.no.