Åpenhetsloven

Introduksjon

Privat og offentlig sektor kjøper inn varer og tjenester for store summer i året. Våre kjøp av varer og tjenester kan ha stor påvirkning på mennesker, samfunn, klima og miljø samt dyr i både positiv og negativ retning.

Åpenhetsloven trådte i kraft 1.7.2022. Formålet er å sikre at virksomheter fremmer respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold ved produksjon og levering av varer og tjenester, og er et virkemiddel for å fremme FNs bærekraftmål. Det kreves at man bruker sin posisjon i leverandørkjeden til å sikre grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Åpenhetsloven forplikter virksomhetene til å gjennomføre aktsomhetsvurdering. Med aktsomhetsvurdering menes systematisk arbeid med å kartlegge, forebygge, begrense og gjøre rede for hvordan man håndterer risiko for negativ påvirkning, samt plan for å rette opp skade for mennesker, samfunn og miljø.

I helsesektoren har man et eget organ Sykehusinnkjøp Helseforetak (HF) som gjennomfører anskaffelser på vegne av alle helseforetakene i landet og i denne forbindelse ivaretar kravene etter åpenhetsloven for helseforetakene. Denne
aktsomhetsvurderingen bygger på informasjon fra og redegjørelse om  aktsomhetsvurdering fra Sykehusinnkjøp HF. Sykehusinnkjøp HF er medlem av Etisk Handel Norge, og Sykehusinnkjøp HF sin aktsomhetsvurdering er derfor basert på FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter (UNGP) og OECDs modell for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv. 

Modell for aktsomhetsvurdering

Aktsomhetsvurderinger innebærer at man er åpen om de utfordringene som er og at man håndterer dem på best mulig måte i samråd med sine interessenter.

Sykehusinnkjøp HF utfører alle anskaffelser for Helse Nord IKT. Sykehusinnkjøp HF anskaffer og forvalter avtaler for rundt 40 milliarder kroner årlig, og som ledd i dette jobber Sykehusinnkjøp HF systematisk med samfunnsansvar generelt og
aktsomhetsvurderinger spesielt. Av denne grunn blir Helse Nord IKT HFs arbeid med samfunnsansvar og aktsomhetsvurderinger i forbindelse med kjøp av varer og tjenester, utført av Sykehusinnkjøp HF, og det vises derfor til deres «Redegjørelse rapporteringsåret 2023».

Åpenhetslovens aktsomhetsvurdering består av seks trinn og beskriver hvordan virksomheter kan jobbe med ansvarlig og bærekraftig forretningspraksis. 

Redegjørelsen er i hovedsak inndelt i avsnitt basert på denne modellen. 

1. Nøkkelinformasjon om bedriften og leverandørkjeden

Det skal gis en generell beskrivelse av hvordan virksomheten er organisert, driftsområde, varer og tjenester som tilbys, markeder virksomheten operer i mm.

Nøkkelinformasjon om bedriften.

• Navn:
  Helse Nord IKT Helseforetak (HF).
• Adresse og hovedkontor:
  Stakkevollveien 35, 9010 Tromsø.
• Viktigste merker, produkter og tjenester:
  Helse Nord IKT HF leverer i hovedsak IKT-tjenester til sykehus i Nord-Norge (spesialisthelsetjenesten), men også varer som PC-er og mobiler med tilbehør.
• Beskrivelse av bedriftens struktur:
  - Helse Nord IKT HF er et heleid datterforetak av Helse Nord Regionale Helseforetak. Det er etablert for å drifte og utvikle IKT-tjenester til de øvrige helseforetakene i foretaksgruppen Helse Nord og tilknyttede virksomheter.
  - Helse Nord IKT HF er en offentlig virksomhet. Anskaffelser og innkjøp er omfattet av lov og forskrift om offentlige anskaffelser.
  - De IKT-tjenestene og varene som Helse Nord IKT HF leverer, er anskaffet av Sykehusinnkjøp HF. Sykehusinnkjøp HF er en innkjøpssentral for spesialisthelsetjenesten etter forskrift om offentlige anskaffelser § 4-3 bokstav a. Det er delvis eid av Helse Nord Regionale Helseforetak.
• Omsetning i rapporteringsåret:
  - I 2023 omsatte Helse Nord IKT HF for 945 millioner kroner.
• Antall ansatte:
  Det var i gjennomsnitt 425 ansatte i Helse Nord IKT HF.

Informasjon om leverandørkjeden, anskaffelser og leverandører som omfattes av årsrapporten.

• Generell beskrivelse av bedriftens innkjøpsmodell og leverandørkjede:
  - Anskaffelsene gjennomføres av Sykehusinnkjøp HF.
  - Anskaffelsene kan deles inn i tre nivå: nasjonale, regionale og lokale. Anskaffelser under kr 100 000 foretas av Helse Nord IKT HF, men det er normalt få av dem.
  - Alle leverandører skal likebehandles. De kan ikke diskrimineres på grunn av nasjonalitet ol. Ifølge forskriften kan leverandøren avvises dersom han ikke oppfyller visse minimums standardkrav.
  - Det vises til Sykehusinnkjøp HF sin årsrapport for 2023 side 7 og følgende for nærmere informasjon om leverandørkjeden.

 

• Innsatsfaktorene:
  - Innsatsfaktorene i de IKT-tjenestene som Helse Nord IKT HF leverer til sykehusene, er i hovedsak arbeidskraft, men også råvarer til sluttbrukerutstyr som PC-er og mobiler. Kina er det sentrale geografiske området for IKT hardware. Ut over dette er det nasjonale og internasjonale transporttjenester som er aktuelle innsatsfaktorer.
• Mål og prioriteringer:
  Det vises til Sykehusinnkjøp HF Redegjørelse rapporteringsåret 2022 side 8-10. 

 

Forankring av bærekraft i virksomheten

Det skal gis en generell beskrivelse av hvordan virksomheten har forankret arbeidet med menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold for å avdekke negative konsekvenser i interne retningslinjer og rutiner.

Forankring av ansvarlighet innebærer å ha strategier, planer og relevante policyer og rutiner for aktsomhetsvurderinger som er vedtatt av ledelsen. Disse bør omfatte hele virksomheten, leverandørkjeden og forretningsforbindelser og innebære
tydelige forventinger fra toppledelsen, samt tydelig plassering av ansvar innad i virksomheten.

Det overordnede ansvaret for aktsomhetsvurderinger ligger hos administrerende direktør. Juridisk enhet i direktørens stab har ansvar for anskaffelser og helhetlig avtalestyring, og er kontaktpunktet mot Sykehusinnkjøp HF. HR i stab har ansvar
for HMS og ytre miljø, samt etiske retningslinjer.

Helse Nord IKT HF har Miljøhåndbok, ytre miljø, vedtatt 10.11.2017, Retningslinjer for leverandørkontakt revidert 10.6.2022 og Etiske retningslinjer vedtatt 5.6.2016 og sist oppdatert 19.6.2022.

Sykehusinnkjøp HF har vært medlem av Etisk Handel Norge i flere år. Sykehusinnkjøp HF har derfor arbeidet strukturert og målrettet med etisk handel i flere år. I 2017 vedtok Sykehusinnkjøp policy for samfunnsansvar etter en innspillrunde i helseregionene. Sykehusinnkjøp HF har innarbeidet hensyn til samfunnsansvar mv. i de prosesser og rutiner som gjelder for anskaffelser, jf. deres Redegjørelse rapporteringsåret 2023 punkt 1.A.3, side 13.

Sykehusinnkjøp HF arbeider med å opprette IKT-området som egen kategori i løpet av 2024. Som ledd i dette utarbeides det en egen samfunnsansvarsanslyse for kategorien som da vil gjelde for IKT-anskaffelser.

I de konkrete anskaffelsene har prosjektledere/tjenesteansvarlige og andre som deltar i anskaffelsen fra Helse Nord IKT HF sin side, ansvar for å klargjøre behovene og stille krav til anskaffelsen. I denne forbindelse stilles det krav til bærekraft som klima og miljø, seriøsitetsbestemmelser og etisk handel i kontraktkjeden. Etter at anskaffelsen er utført av Sykehusinnkjøp HF, har avtaleforvalterne i Helse Nord IKT HF ansvar for og oppgaven med å forvalte kontrakten så lenge den varer. 

 

3. Negativ påvirkning eller skade

Det skal det gis opplysninger om faktiske negative konsekvenser og risiko som virksomheten har avdekket gjennom sin kartlegging i forbindelse med aktsomhetsvurderingen etter § 4.

Sykehusinnkjøp HF har identifisert risiko for negative påvirkninger eller skade på mennesker, samfunn og miljø, inkludert i leverandørkjeden og forretningsforbindelser. Helse Nord IKT HF har i løpet av 2023 hatt dialog med Sykehusinnkjøp HF om risikoen.

Det er så langt ikke avdekket konkrete faktiske negative konsekvenser, men det er identifisert risikoområder av vesentlig betydning for Helse Nord IKT HF som det arbeides med, se Sykehusinnkjøp HFs Redegjørelse rapporteringsåret 2023 side
19 følgende.

IKT-anskaffelser er identifisert som høyrisikoområde, og er valgt ut som et prioritert område fordi det er høy risiko for brudd på arbeidstaker- og menneskerettigheter i verdikjeden.

Når det gjelder IKT, gjelder risikoen produkter som hardware og klienter som PC-er, mobiltelefoner mm. Videre er det viktig med informasjon og kunnskap om produksjonsland, og derfor er sporbarhet viktig. Det geografiske området for IKTprodukter er Kina, men det foregår også produksjon i Taiwan og Malaysia. For eksempel er Taiwan markedsdominerende på chip/datakort. Dette har ført til en stor migrasjon til et land hvor migrantarbeidstakere ikke har et lovbeskyttet vern.
Risikoene ved handel med IKT-utstyr fra disse landene gjelder spesielt etisk handel og transport.

På personellkjøp/ konsulenttjenester, anses land som Ukraina og India som risikoområder på grunn av etisk handel.

Helse Nord IKT HF har vedtatt en skystrategi. Et av de seks overordnede prinsippene er at Helse Nord-gruppen skal følge en sky først-strategi. Begrunnelsen er at skytjenester gir raskere og bedre tilgang på moderne teknologi og digitale tjenester enn å etablere tjenester i egne datarom, og kapasiteten og mulighetsrommet er bedre. Skyløsninger anses som et miljøproblem fordi de krever stort energiforbruk, og spesielt Kunstig Intelligens-tjenester.

Leverandørkjeden innen IKT er lukkede og lite transparente. Det gjør det både vanskelig å identifisere reell risiko og få til samarbeid med bransjen om forbedringer.

I tillegg er transport og -renholdstjenester ansett som risikoområde når det gjelder lønns- og arbeidsvilkår i Norge som er et prioritert område fra myndighetenes side. 

 

4. Stanse, forebygge eller redusere negativ påvirkning. Gjenoppretting.

Det skal redegjøres for tiltak for å stanse, forebygge eller redusere faktiske negative konsekvenser eller virkninger av funn fra kartleggingen, samt hvordan disse har bidratt eller forventes å bidra til å redusere risiko eller rette opp faktisk negativ
påvirkning. De mest vesentlige negative påvirkningene prioriteres først. Der det har skjedd en negativ påvirkning eller skade, må forholdene gjenopprettes.

Virksomhetene bør utvikle og iverksette planer og rutiner for å håndtere risiko, og kan kreve endringer i egne policyer og styringssystemer.

Som nevnt ovenfor er anskaffelse av IKT hardware ansett som høyrisikoområde, men det er vanskelig å påvise reell negativ påvirkning eller skade på grunn av den lukkede leverandørkjeden. Det arbeides derfor med å modne leverandørene for å få
informasjon om hvor produktene kommer fra (krav til sporbarhet).

Sykehusinnkjøp HF har som policy å samarbeide med leverandørene for å utvikle dem til å bli bedre fremfor å stoppe kontrakten. Det stilles derfor krav til policyer og rutiner, samt krav om at leverandørene følger opp sine underleverandører.
Det foretas også stikkprøvekontroller om enn i begrenset grad.

Sykehusinnkjøp HF samarbeider derfor med flere aktører på anskaffelsesiden for å kunne påvirke og endre. Samarbeidspartnerne er først og fremst Oslo kommune og Statens innkjøpssentral. Gjennom dette samarbeidet er det gitt forslag til forbedringer i bransjen. For nærmere informasjon om tiltaket vises det til Sykehusinnkjøp HF sin Redegjørelse rapporteringsåret 2023 side 25.

Når det gjelder transport og renhold ivaretas dette ved konktraktbestemmelser og egenrapporteringsskjema, samt stikkprøvekontroll. Det vises til Sykehusinnkjøp HF Redegjørelse rapporteringsåret 2023 side 27.

Sykehusinnkjøp HF sin Redegjørelse rapporteringsåret 2023 punkt 6 side 36 til 37 inneholder informasjon om Gjenoppretting der det er påkrevd, men så langt er det ikke avdekket behov for det på IKT-området. 

 

5. Overvåking og gjennomføring av resultat

Man bør ha systematikk og rutiner på plass for å følge opp og kritisk vurdere om prioriteringer, tiltak og konklusjoner for å følge med på om det er noe effekt av arbeidet med aktsomhetsvurderingen.

I alle anskaffelser stilles det krav til leverandørenes arbeid med klima og miljø, seriøsitetsbestemmelser og etisk handel. Arbeidet i leverandørkjeden skjer derfor gjennom samarbeid med avtaleparten. Dersom det oppdages brudd på
kontraktsbestemmelsene, blir det laget en plan med forbedringstiltak som Sykehusinnkjøp i samarbeid med leverandøren sørger for blir gjennomført. Sykehusinnkjøp HF har fokus på vesentlige risikoområder og oppfølging av disse. Det vises til Redegjørelse rapporteringsåret 2023 punkt 4 side 31-32

 

6. Kommunikasjon av hvordan negativ påvirkning/skade er håndtert

Virksomhetene skal årlig offentliggjøre en redegjørelse om aktsomhetsvurderingen. I tillegg har enhver ved skriftlig forespørsel rett til informasjon om hvordan virksomheten håndterer faktiske og potensielle konsekvenser.

Kommunikasjonene bør bygge på konkrete aktiviteter og resultater, og eventuelt relevante styringsdokument knyttet til aktsomhetsvurderinger som for eksempel policyer, retningslinjer, prosesser og aktiviteter for å håndtere reelle og potensielle negative påvirkninger på mennesker, samfunn og miljø.

Funn som Sykehusinnkjøp HF gjør som ledd i aktsomhetsvurderingen vil i hovedsak bli kommunisert mellom Sykehusinnkjøp HF, leverandør og produsent.

Funn som Helse Nord IKT HF oppdager i løpet av anskaffelsen eller kontraktsforvaltningen på kontrakter anskaffet av Sykehusinnkjøp HF, vil bli kommunisert til Sykehusinnkjøp HF gjennom etablerte kanaler.

Helse Nord IKT HF har som offentlig oppdragsgiver rutiner for å håndtere innsynsbegjæringer fra publikum